摘要：工程物資采購是一項技術性和業務性都要求很高的工作, 整個采購過程均要涉及到供應商的選擇、對技術協議供貨范圍的確認、與供應商談判及成交、對采購物資進行檢驗與驗收等活動, 必須保證對每一個環節進行嚴格控制, 實行全過程質量管理, 嚴格把好每一個環節質量關口, 才能保證工程項目的采購質量。

引言

工程采購中最關鍵的一點即是保證采購物資的質量符合相應的質量標準。采購物資質量的好壞直接影響到企業最終采購物資的質量, 只有保證了采購物資的質量, 才能為項目建設、生產環節打好基礎, 才能創造出更加優質的采購物資和服務, 才能實現公司的目標并創造更多的收益。

到底什么是質量呢?美國著名的質量管理專家朱蘭 (J.M.Juran) 博士從顧客的角度出發, 認為:“物資質量就是物資的適用性。即物資在使用時能成功地滿足用戶需要的程度”;美國質量管理專家克勞斯比從生產者的角度出發, 將質量概括為:“物資符合規定要求的程度”;美國的質量管理大師德魯克認為:“質量就是滿足需要”。國際標準化組織 (ISO) 2005年頒布的ISO9000:2005《質量管理體系基礎和術語》中對質量的定義是:一組固有特性滿足要求的程度。

綜上可以看出, “質量”其實就是采購物資綜合性質的一個整體概括, 即采購物資與各項標準與規定、各種指標與要求的符合性程度, 它并不僅僅要求采購物資的技術特性越高越好, 也不只是要求采購物資的價格越便宜越好, 而是追求諸如性能、規格、外觀、體積、價格、交貨期、售后服務等多個因素都能夠滿足用戶所需、滿足現場的實際工況與設計條件。在工程采購中, 對采購物資的質量控制主要有以下幾個方面:

1 嚴格挑選供貨商, 形成合格供貨商資源庫

供貨商的挑選、評估和審核工作是工程采買人員的在采購過程中所面臨的首項工作, 也是保證物資質量的源頭。供貨商從售前、售中到售后所提供的物資和服務將貫穿于整個項目從最初的施工到最終的竣工, 因此供貨商的質量將直接影響整個項目的質量, 只有挑選了合適的供貨商, 通過雙方的協作、配合才能實現彼此的共贏。供貨商的管理主要通過以下幾個途徑:

1.1 業主推薦

在供貨商的審核階段, 有時業主會為我們推薦他們此前項目上合作過的廠商, 這些廠商由于前期與業主合作較好, 對業主的相關規定和要求也較為熟悉, 項目售后評價較高, 一般可直接進入項目的供貨商名單中。

1.2 合格供貨商資源庫 (即供貨商準入資格審核)

采購部每年會統一對供貨商的準入資格進行審核, 通過對供貨商的資質、業績、規模、企業獲得的相關資格證書、質量管理體系的相關認證、HSE管理、售后服務響應的積極程度及最終用戶的售后評價等一系列內容進行打分評估, 對于綜合評分不合格的供貨商給予否決, 對于綜合評分合格的供貨商按照分數高低進行優、良、合格的判定。在選擇供貨商時, 通常亦會選擇優與良的供貨商。

1.3 公司或業主的框架廠商

選用業主或者公司內部的框架廠商, 可以有效降低采購成本, 保證物資質量, 縮短采購周期, 簡化采購流程, 避免采購風險及風險損失。

2 確認技術協議, 審核供貨范圍

在技術協議簽署前, 工程采買負責人需要聯系供貨商提交相應的技術協議草稿供設計審閱, 對技術文件中一些不確定或空缺的參數提醒設計人員予以補充, 將供貨商提出的相關澄清問題及時傳遞給設計人員, 并將設計的相應答復盡快反饋給供貨商。在技術協議簽署后, 工程采買負責人需要對采購的物資類別、規格型號、位號、相關等級、質量要求、驗收標準、采購數量等進行逐一核對, 確保采購物資的供貨范圍與技術協議要求完全一致。

3 進行商務談判并簽署會議紀要

采購方想以自己比較理想的價格、預期的物資質量和良好的售后服務來獲取供貨商的產品, 而供貨商則想以自己希望的價格和服務條件向采購方提供自己的貨物。當兩者意見不完全一致時, 就需要通過談判來解決。在合同簽署前, 為確保合同付款方式、交貨期、交貨方式、質保期、物資的原產地信息等能夠滿足項目要求, 需要與廠商進行充分的商務談判, 并形成詳盡的會議紀要。通過商務談判可以實現以下目標:

3.1 有效降低采購成本

對價格的高低進行談判和磋商, 確保能夠以相對較低的價格獲取供貨商的物資, 從而降低采購成本。

3.2 有效保證采購物資的質量

對采購物資的規格型號、檢驗測試程序、驗收標準、原產地、包裝條件、保險條件等進行明確, 同時約定供貨商對采購物資提供相關的質量保證 (如提供相關部門出具的檢驗證書、合格證明、原產地證書等) , 以此確保獲得質量可靠的物資。

3.3 爭取保證物資按期交貨

督促供貨商保證交貨期、盡早下單排產, 約定供貨商在合同簽訂后按期提交生產檢驗測試計劃, 以保證供貨商能夠準時交貨。

3.4 明確技術服務的內容和時間

約定供貨商在開車前所提供的技術服務的具體內容 (范圍) 及到達現場服務的時間 (時效) , 如現場安裝指導說明、安裝調試、故障原因分析等, 可以保證項目的順利開車及運行。

3.5 爭取降低采購風險

對付款方式、發貨方式、包裝方式及質保期等進行約定, 從而使供貨商在供貨過程中能夠分擔更多風險、承擔更多風險損失, 從而減少甚至避免采購風險及相關風險損失。

4 對文件及貨物進行定期催交

4.1 文件催交

合同簽署后, 需要按照技術協議中對相關文件進行催交, 文件主要包含以下兩種:

4.1.1 過程文件

包括需供貨商提交的貨物內部結構圖、組裝圖、氣路/電路連接圖、外形尺寸圖、備件清單、檢驗程序、質量保證計劃等文件, 以及設計人員對供貨商提交文件的審核、修改、修訂意見需要及時反饋給供貨商進行確認。譬如一些非標物資, 供貨商必須在得到設計對相關過程文件審核無異議的確認后, 才能進行最終的生產和加工 (反之, 在相關技術文件未解決或未予以確認前, 工廠將不能進行生產) 。因此過程文件的催交工作可以督促廠商按期提交相關文件, 保證物資技術規格滿足項目要求, 從源頭保證物資能夠按期交貨, 減少項目采購風險及風險損失。

4.1.2 竣工文件

按技術協議中約定的, 如物資最終的技術規格書、最終圖紙、安裝說明、操作手冊、存儲要求、材料認證、相關測試報告、質量合格證明、原產地證明等文件, 需要在供貨后按合同相關要求裝訂成冊提交給寰球及最終用戶。竣工文件是工程采購中是記載產品設計、制造、加工、安裝、檢驗、運輸等活動全過程的一項重要內容, 是建立采購物資檔案及交付現場使用的必備文件、也是對整個工程項目進行檢查、驗收、移交、使用、管理、維修、改建和擴建的原始依據。對于任何一個采購物資, 如果它的技術資料不符合有關標準規定, 則即可判定該物資質量不合格, 因此竣工文件的催交工作也是工程物資采購中質量控制的重中之重。

4.2 貨物催交

物資能否按期交貨將影響著整個項目的中交時間甚而影響到整個項目的竣工時間, 因此在合同簽訂后, 須要求供貨商按期提交《設計、采購、制造和試驗計劃》, 并定期督促供貨商實時更新《生產進度狀態表》, 及時了解工廠設備材料的制造狀態, 保證其滿足生產進度計劃的要求。催交過程中若發現潛在的進度問題, 應通過提高催交等級、協調供貨商查明進度推遲原因, 或直接到工廠進行催交等措施, 以最大限度減小可能產生的貨期影響, 務必保證生產進度不滯后, 督促供貨商按約履行交貨義務。對已經發生的重大進度滯后問題, 應及時發出催交預警, 并與供應商、項目組共同制定解決方案, 譬如改進設計方案、要求供應商自費趕工、改變運輸方式等, 以此確保滿足項目要求。

5 做好檢驗與驗收工作

采購物資的檢驗和驗收工作具有重要的意義, 通過相關檢驗和驗收工作能夠確認訂單所采購的貨物已具備發貨條件;確保所訂購的貨物發貨數量與合同采購數量一致, 通過相關檢驗測試確認采購物資的完好性, 審核相關檢驗及質量證明文件合法合規, 因此它們起著質量“把關”的作用。

5.1 工廠的檢驗測試

物資的質量檢測是工廠檢驗的重要內容, 通過檢測結果即可判定物資質量合格與否。在簽署訂單時, 我們會根據供貨商提交的檢驗測試計劃 (ITP) 確定“H” (即“停工待檢”) 、“W” (即“見證檢驗”) 和“R” (即“審核相關文件”) 點, 并對相應的檢驗節點按照合同技術要求、國家或國際標準對采購物資進行抽檢和測試。抽檢數量一般為合同采購數量的10%, 如遇到測試不合格的物資, 則再增加10%的數量進行檢測, 如仍有不合格物資, 則對全廠采購物資進行測試, 并要求供貨商對不合格物資根據實際情況進行返工或重新下單生產。對檢測合格的物資我們會出具《檢驗放行單》, 供貨商應在收到《檢驗放行單》后方能進行發貨。

如采購物資為現場急需供貨的, 當來不及進行出廠檢驗時, 在審核箱單 (對產品數量、規格型號、位號核對) 、相關測試報告、材質報告、產品質量合格證、原產地證明等文件確認無誤后, 可出具《免檢放行單》, 采購物資的最終檢驗結果以現場驗收情況為準。

5.2 現場的驗收工作

在貨物抵達現場后, 采購人員應配合現場材料工程師完成物資的現場驗收工作, 如現場驗收時發現到場物資存在質量瑕疵或數量短缺、或由于運輸導致的物資損壞等現象, 應立即聯系供貨商予以處理及解決。

6 采購程序標準化的實施與工程采買人員應具備的職業技能和職業素養

(1) 采購程序標準化的實施可以健全和完善采購質量管理體系, 提高采購效率和采購質量, 降低采購成本并減少或減免采購風險。目前采購部已開始匯編工程采購標準程序及相應的案例分析, 并編制各個專業的采購技術手冊, 使得采購質量管理做到有章可循, 有理可依, 在采購全過程中實行強而有力的質量管理與控制, 保證采購活動符合相關的法律、法規和規章制度, 構建一個更加專業高效的采購團隊。

(2) 工程采購工作是一項技術性和業務性都要求很高的工作, 整個采購過程均要涉及到供應商的選擇、對供應商進行質量管理與控制、對技術協議供貨范圍的確認、與供應商談判及成交、對采購物資的質量進行檢驗與驗收等活動, 必須保證對每一個環節進行嚴格控制, 實行全過程質量管理, 嚴格把好每一個環節質量關口, 才能保證企業的采購質量。因此一名合格的工程采買人員必須具備以下基本的的職業技能和職業素養:

1) 要有高度的事業心和責任感, 遵紀守法, 秉公辦事, 熟悉采購業務和流程, 掌握一定的專業知識。

2) 具有較強的跨部門溝通協調能力, 科學地判斷和預防采購風險, 具備突發事件的問題分析及解決能力。

3) 要有耐心, 做到公平公正, 愛崗敬業, 謙虛謹慎, 戒驕戒躁。

4) 要善于分析總結, 不斷提高自身工作能力和水平。

7 結論

“打鐵還需自身硬”——質量是一個企業生存、立足、可持續發展乃至永遠立于不敗之地的根本。只有健全的采購質量管理體系、高效率高素質的采購團隊、合格的供應商資源庫才能從源頭做好工程物資采購的質量控制工作, 只有不斷地總結、改進、提升采購質量管理體系, 才能確保采購物資符合規定的質量要求。